Descrizione Attivita' - U.R.P.
Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)
UN SISTEMA EFFICACE DI COMUNICAZIONE ED INFORMAZIONE
Infatti in questi ultimi anni si è rafforzata l’esigenza di fornire ai cittadini nuove risposte ed informazioni che si vanno ad aggiungere ai tradizionali bisogni del cittadino-utente ed ai tradizionali servizi forniti dalla P.A.
Dare informazione e fare comunicazione verso l’esterno oggi rappresentano non solo un dovere per gli amministratori e per i funzionari ma sono anche il presupposto fondamentale per la consapevole partecipazione e per il reale controllo dei cittadini sugli atti formati dalla P.A.
Naturalmente questo deve procedere di pari passo con la responsabilizzazione del cittadino il quale ha la responsabilità di agire in questa veste in presenza di motivazioni reali, di interessi legittimi o diritti soggettivi tutelabili, evitando di appesantire i procedimenti di accesso in assenza di motivazioni concrete e reali. E’ quindi molto importante che il cittadino provveda sempre a fornire valida motivazione a corredo della richiesta di accesso.
Il Comune è in possesso all’interno dei suoi archivi di una mole immensa di dati storici, personali, demografici, commerciali e quant’altro. E’ un patrimonio di informazioni che deve essere gestito con oculatezza e responsabilità per evitarne la dispersione, la diffusione e la distribuzione non consentita, la correttezza della registrazione dei dati.
L’Ufficio dell’Accesso ha quindi il compito di favorire la semplificazione e la accelerazione di molte procedure e di incrementare le modalità di accesso consentibile alle informazioni ed ai documenti posseduti dall’amministrazione.
L’accesso può avvenire in via informale quando la richiesta sia limitata alla semplice estrazione di copia di documenti immediatamente reperibili o nella disponibilità della Segreteria comunale. In altro caso il cittadino può avviare il procedimento di visione ed estrazione copia di documenti ed atti conosciuti o conoscibili mediante la compilazione e presentazione al protocollo del Comune o all’ufficio stesso, anche via Fax, di un semplice modulo di domanda reperibile presso l’Ufficio Segreteria del Comune o direttamente scaricabile dal sito istituzionale al “link” sotto indicato. Il procedimento di accesso e/o estrazione di copie così avviato deve obbligatoriamente esaurirsi entro il termine perentorio di gg. 30 salvo casi espressamente contemplati dall’apposito regolamento sull’accesso agli atti e documenti amministrativi, e riguardanti per lo più la necessità di effettuare ricerche di archivio più complesse.
Esistono casi in cui i funzionari del Comune, alla luce del tipo di documento richiesto e delle motivazioni fornite nella richiesta, possono valutare negativamente l’istanza e rifiutare quindi l’accesso o il rilascio copia. In questi casi lo stesso funzionario dovrà dare comunicazione del rifiuto al cittadino richiedente fornendo adeguata motivazione. Questo può permettere al cittadino di far valere di conseguenza i propri diritti in sede giurisdizionale proponendo ricorso al TAR competente.
L’accesso ed il rilascio di copie è assolutamente gratuito.E’ solo dovuto il pagamento delle spese di riproduzione copie fissato con apposita deliberazione ed oggi quantificato in € 0,15 per ogni foglio formato A4. L’eventuale richiesta di copia conforme prevede invece una ulteriore spesa per l’applicazione dei bolli secondo le tabelle di legge.
Esistono casi e categorie di documenti per cui l’accesso non è consentito in nessun caso ed altri per cui l’accesso può essere differito per motivi di tutela dei dati contenuti o di situazioni particolari o per particolari categorie di cittadini. Queste categorie sono elencate puntualmente nel regolamento per l’accesso.
Inoltre esiste una tipologia di dati, i cosiddetti dati sensibili che godono di un particolare trattamento definito dal D.Lgs. 196/2003 e controllato da una particolare Autorità, il Garante per la protezione dei dati personali che autorizza chi li detiene a trattarli nel rispetto di rigide regole di sicurezza e correttezza. Le notizie ed i documenti contenenti questa tipologia di dati sono accessibili solo in casi particolari ed in presenza di motivazioni molto forti. Sono dati che tassativamente riguardano la persona e concernono: l’origine razziale, la convinzione religiosa o filosofica, le opinioni politiche,l’adesione a partiti, sindacati, associazioni religiose e /o filosofiche, lo stato di salute e la vita sessuale, e tutti i dati che rivelino provvedimenti del casellario giudiziale, sanzioni amministrative per reati e carichi pendenti, la qualità di imputato o indagato in procedimento penale.
Questo Comune di recente ha approvato il regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari e, per gli stessi motivi, ha approvato il Documento Programmatico sulla Sicurezza che viene aggiornato ogni anno, con il quale si stabiliscono le regole tecniche ed organizzative necessarie e conservare in sicurezza i dati gestiti dagli uffici comunali.
E’, quest’ultimo un aspetto molto importante della vita amministrativa in quanto tende a garantire ad ognuno di noi che nessuno possa venire in possesso delle informazioni relative alla nostra persona per farne un uso illecito. Il Comune ha investito molte risorse economiche in questi ultimi anni per innovare la tecnologia e la sicurezza del Centro Elaborazione Dati e per aprire la propria struttura ai cittadini fornendo servizi in Internet.
Di seguito è attivabile la visualizzazione e lo scarico del regolamento per l’accesso e del modulo di richiesta
